员工报销怎么记账

员工报销的记账方法如下：

按部门计入费用

不需要区分到个人，而是按照他们的部门计入费用。例如，管理费用、营业费用等，并在二级明细科目中按差旅费、电话费等进一步细分。

汇总日期做账

可以按照汇总的日期进行记账，但要注意定期清理，避免单据丢失。养成单据日清日毕的习惯，便于管理和查找。

软件录入

在财务软件中，按照管理费用、营业费用等分类，分别登记不同明细科目。如果需要精确到人，可以将人作为三级科目进行明晰。

预借款项处理

员工预借款项时，分录为：借：其他应收款——XX（员工），贷：银行存款。员工凭发票报销时，根据费用归属部门计入对应科目。报销金额大于预借金额时，支付多余部分给员工，分录为：借：管理费用等，贷：其他应收款——XX，银行存款。报销金额小于预借金额时，收取剩余预借款，分录为：借：银行存款（或库存现金），贷：其他应收款——XX。

直接报销

员工不预借款项，直接凭发票报销时，分录为：借：管理费用等（根据报销费用归属部门计入对应科目），贷：银行存款。

记账处理

入账后，财务人员需要在公司的账务系统中进行记账处理，包括记账科目、账务日期、账单号等信息，这些信息将作为公司财务报表的重要组成部分。

发票审核

财务人员需要对报销申请进行审核，核实报销金额和相关文件的真实性和合法性，并根据公司的财务规定进行处理。

特定费用处理

员工报销工伤费用时，已执行新会计准则的会计分录为：借：应付职工薪酬--职工福利费，贷：库存现金/银行存款。月末结账时的会计分录为：借：管理费用等--职工福利费，贷：应付职工薪酬--职工福利费。

普通发票与专用发票

处理普通发票时，只需在报销单和发票背面注明实报金额，然后按金额入账。处理专用发票时，需要根据发票信息计算不含税金额和税额，并分别入账管理费用和应交税费。如果发票已勾选税额，需做进项税额转出。

建议：

记账时务必仔细核对发票信息和实际支付金额，确保入账准确无误。

养成定期清理和日清日毕的习惯，便于管理和查找。

使用财务软件可以提高记账效率和准确性。